terms & Conditions
1. General Provisions
1.1. Contractual relationship
These Terms & Conditions govern the contractual relationship between Czech Out Tours s.r.o., Company ID: 23053283, with its registered office at Nad Buďánkami II 2085/22, Smíchov, 150 00 Prague, Czech Republic (hereinafter referred to as the „Provider„) and the customer (hereinafter referred to as the „Client„) booking a day trip organized by the Provider.
1.2. Scope and Validity of Terms
These Terms & Conditions apply to all bookings made via the Provider’s website, other digital channels, or through individual agreement, and become binding upon confirmation of the booking.
2. Booking and Payment
2.1. Booking process
Bookings are typically made via the Provider’s website www.czechout.tours, where the Client is redirected to the Bókun booking system. The booking becomes valid upon successful payment.
Alternatively, a booking may be made via other channels (e.g., email, direct message, or another digital platform). In such a case, the Client receives an invoice with detailed payment instructions. The booking is considered confirmed only after full payment within the deadline stated on the invoice.
2.2. Payment and Payment Methods
Payment is processed online through the Bókun system or as per the instructions provided on the issued invoice. In both cases, the payment is handled via external payment processors (e.g., Stripe or Revolut Business), which may offer various payment methods such as card payment, bank transfer, Revolut Pay, or other available options.
3. Pricing and Discounts
3.1. Price validity
All prices listed on the Provider’s website are indicative and shown as „from“. The final price is calculated during the booking process based on the selected date, type of service, and number of participants, and becomes binding only upon successful payment. Prices may change due to seasonality, availability, and operational conditions.
3.2. Private Service Pricing
Private services may be individually priced based on the Client’s request. The offer is valid for a limited time, and the price becomes binding only after full payment of the issued invoice within the specified period.
3.3. Discount codes and promotions
The Provider may occasionally offer discount codes or promotions, usually between 5%–20%. Each promotion has its own rules published on the website. The Provider reserves the right to cancel or modify any promotion at any time.
3.4. Pricing Errors
In the case of a clear pricing error (e.g., a service listed at $1 instead of $100, or a discount greater than 50% without a valid promotion), the Provider reserves the right to:
propose a corrected price and request the Client’s confirmation, or
cancel the booking and refund all received payments.
3.5. Included and excluded services
Details of included and excluded services are listed in the description of each service before booking. By confirming the reservation, the Client agrees to the specified scope.
3.5. Participant Count and Price Responsibility
The Client is obliged to indicate the correct and final number of participants during booking. If more people arrive than were originally booked, the Provider reserves the right to refuse service to the excess participants or adjust the price accordingly.
4. Cancellation policy
4.1. Standard single-day tours (group or private)
Cancellation is free of charge if made at least 24 hours before the scheduled start. In such a case, the Client is entitled to a full refund of any payment or deposit made.
If the reservation is canceled less than 24 hours before the start or in case of a no-show, the payment is non-refundable.
4.2. Consecutive private day tour bookings
If the Client books two or more private services on consecutive days, the Provider may apply specific cancellation conditions. These will be communicated to the Client before confirmation.
Note: Each tour is considered a standalone one-day service. The Provider does not offer multi-day tour packages.
4.3. Operational conditions beyond Provider’s control
Services are held even under challenging but manageable conditions (e.g., rain, wind, cold). Cancellation due to weather does not constitute grounds for a refund unless the Provider cancels the service.
4.4. Exceptional refund requests
In exceptional and serious situations (e.g., injury, sudden illness, or other unpredictable events) where the Client does not cancel in time, they must contact the Provider without undue delay, but no later than on the day of the service. Supporting evidence must be submitted within 3 calendar days of the scheduled service. The Provider reserves the right to decide on a (partial) refund. Unsupported requests will not be considered.
4.5. Refund processing time
A refund will be processed promptly following cancellation by the Provider, a timely cancellation by the Client under 4.1 or 4.2, or approval of an exceptional request under 4.4. The Provider will initiate the refund process within 3 business days. Final transaction completion depends on the payment service provider.
In some cases, the refund may take up to 14 calendar days to appear on the Client’s account.
5. Changes by the Provider
5.1. Right to modify or cancel service
The Provider reserves the right to cancel or modify the service at any time, for any reason, particularly in the following cases:
guide illness or other personal obstacle,
technical or operational issues (e.g., vehicle breakdown),
official warnings or natural hazards (e.g., flooding, landslides),
other logistical or safety concerns.
In such cases, the Client will be informed as soon as possible and receive a full refund. The Client is not entitled to reimbursement of other expenses (e.g., travel, accommodation).
5.2. Program and Schedule Disclaimer
The departure, program, and return times stated are indicative only. The duration of the tour may be affected by traffic conditions, weather, technical vehicle issues, or other unforeseen events. The Provider accepts no liability for any damages arising from changes to the scheduled timetable, including but not limited to missed connecting services such as accommodation, flights, or onward transportation.
5.3. Third-Party Opening Limitations
Some locations may be seasonally closed or temporarily inaccessible (e.g., due to a private event, operational issue, etc.), which is stated in the service description. By confirming the booking, the Client acknowledges awareness of this.
In the case of unexpected closure that could not have been anticipated, the Client will be informed as early as possible, ideally at least 24 hours in advance, provided the Provider is aware of the issue. The Provider will attempt to offer a suitable alternative.
Such changes do not automatically entitle the Client to compensation, especially if the Client does not raise objections after being informed and before the start of the service.
6. Health & Safety
6.1. Participation and Medical Fitness
The Client is responsible for assessing their own physical and medical fitness before participating in a service. Participation is at the Client’s own risk. The Provider reserves the right to refuse participation to any Client whose condition could compromise their own safety or the safety of others. Such a decision does not entitle the Client to a refund.
6.2. Age Restrictions and Minors
Participation in group services is limited to persons aged 12 and older. Clients under 18 must be accompanied by an adult or legal guardian. Participation of minors in private services can be arranged by prior agreement.
6.3. Required Documents
Clients must carry valid identification (e.g., ID card, passport, visa) as may be required by security authorities, especially when crossing borders or during random checks. The Provider bears no responsibility for consequences arising from missing documentation.
6.4. Insurance and Limitation of Liability
The Provider holds adequate business and vehicle insurance but does not provide individual travel, health, or accident insurance for Clients. Clients are strongly advised to arrange their own insurance, including trip cancellation insurance. The Provider shall not be held liable for any damage, injury, or loss unless caused by proven gross negligence or willful misconduct.
6.5. Local Rules and Conduct During the Service
Clients must follow the guide’s instructions and respect safety rules, local regulations, and venue rules (e.g., in national parks, reserves, castles, museums, restaurants). Clients must:
stay on marked trails,
avoid endangering themselves or others (e.g., cliff edges),
not separate from the group without the guide’s consent.
Violation of these rules may result in exclusion from the service without a refund.
7. Client Conduct and Exclusion
7.1. Expected behavior
Clients are expected to behave respectfully toward other participants, the guide, and the surrounding environment. They must follow the guide’s instructions throughout the service.
7.2. Grounds for refusal or exclusion
The Provider reserves the right to refuse service or exclude any Client who:
behaves inappropriately, aggressively, or disruptively,
is under the influence of alcohol or drugs,
violates basic hygiene or safety standards,
engages in illegal activity,
or repeatedly ignores the guide’s instructions.
7.3. Consequences of exclusion
The Client may be excluded from the service at any time (e.g., dropped off at a public transport stop). Exclusion does not entitle the Client to a refund or reimbursement of costs such as transport, accommodation, or other expenses.
8. Communication & Logistics
8.1. Meeting Point
The Client must enter a complete and correct address for the meeting point when booking. The Provider is not responsible for issues caused by incorrect or incomplete data. Changes to the meeting point must be reported no later than 24 hours before the service starts.
8.2. Contact details
The Client must provide a valid phone number and/or email address to enable operational communication on the day before and the day of the service.
8.3. Client availability
The Client must remain available and cooperative within the 24 hours before the service. Failure to respond to important messages (e.g., time or location confirmation) may hinder the Provider’s ability to deliver the service properly and does not entitle the Client to a refund.
8.4. Group size and capacity
The minimum number of participants for a group service is 2. No minimum applies to private services. The maximum number of participants is 10 unless otherwise stated. A higher capacity is possible only by prior agreement and under specific conditions.
9. Personal Data
The Provider processes personal data in accordance with Czech legislation and the GDPR. More details on the scope, purpose, and retention of personal data are available in the Privacy Policy published on the Provider’s website.
10. Final Provisions
10.1. Validity
These Terms & Conditions are valid and effective as of their publication on the Provider’s website.
10.2. Amendments
The Provider reserves the right to amend these Terms & Conditions at any time. The current version is always available on the Provider’s website.
10.3. Governing Law and Language
These Terms & Conditions are governed by the laws of the Czech Republic. In case of any dispute, the Czech version shall prevail.
1. OBECNÁ USTANOVENÍ
1.1. Smluvní vztah
Tyto obchodní podmínky upravují smluvní vztah mezi společností Czech Out Tours s.r.o., IČO: 23053283, se sídlem Nad Buďánkami II 2085/22, Smíchov, 150 00 Praha, Česká republika (dále jen „Poskytovatel“), a zákazníkem (dále jen „Klient“), který si rezervuje jednodenní výlet organizovaný Poskytovatelem.
1.2. Předmět a platnost podmínek
Tyto obchodní podmínky platí pro veškeré rezervace provedené prostřednictvím webových stránek Poskytovatele, jiných digitálních kanálů nebo individuální dohodou a stávají se pro Klienta závaznými okamžikem potvrzením rezervace.
2. Rezervace a platba
2.1. Proces rezervace
Rezervace jsou zpravidla prováděny prostřednictvím webových stránek Poskytovatele https://www.czechout.tours, kde je Klient přesměrován do rezervačního systému Bokun. Rezervace se stává platnou po úspěšné úhradě.
Alternativně může rezervace proběhnout i jinou cestou (např. e-mailem, zprávou nebo jiným digitálním kanálem). V takovém případě obdrží Klient fakturu s podrobnými pokyny k uhrazení. Rezervace je potvrzena a závazná až po úplné úhradě ve lhůtě uvedené na faktuře.
2.2. Platba a platební metody
Platba je realizována online v systému Bokun nebo dle pokynů na vystavené faktuře. V obou případech je platba provedena prostřednictvím externí platební brány (např. Stripe nebo Revolut Business), která může nabídnout různé platební metody, jako jsou platby kartou, bankovní převod, Apple Pay, Google Pay, Revolut Pay, atd.
3. Ceny a slevy
3.1. Platnost cen
Ceny uvedené na webových stránkách jsou orientační a uvedené jako „od“. Závazná cena je vypočtena v průběhu rezervace podle zvoleného termínu, typu služby a počtu osob, a platí pouze v okamžiku uhrazení rezervace. Ceny se mohou průběžně měnit podle sezónnosti, dostupnosti a provozních podmínek.
3.2. Ceny privátních služeb
Privátní služby mohou být naceněny individuálně na základě poptávky Klienta. Nabídka je platná po stanovenou dobu a cena se stává závaznou až po úhradě vystavené faktury ve stanovené lhůtě.
3.3. Slevové kódy a promo akce
Poskytovatel může příležitostně nabízet slevové kódy nebo akce, obvykle ve výši 5–20 %. Každá akce má vlastní pravidla dostupná na webu. Poskytovatel si vyhrazuje právo takovou akci kdykoli zrušit nebo změnit.
3.4. Chybné nacenění
V případě zjevné chyby (např. cena 1 USD namísto 100 USD nebo sleva větší než 50 % oproti standardní ceně služby) si Poskytovatel vyhadzuje právo:
- navrhnout opravenou cenu a požádat Klienta o potvrzení rezervace s doplatkem, nebo
- rezervaci zrušit a vrátit veškeré obdržené platby.
3.5. Zahrnuté a vyloučené služby
Podrobnosti o tom, co je a není zahrnuto v ceně zájezdu, jsou uvedeny v popisu každého konkrétního zájezdu, který je k dispozici na webových stránkách Poskytovatele před rezervací.
Potvrzením rezervace Klient bere na vědomí a souhlasí s rozsahem služeb vztahujících se na jím zvolený zájezd.
3.6.Počet účastníků a cenová odpovědnost
Klient je povinen při rezervaci uvést správný a konečný počet osob. Pokud se na místo dostaví více osob, než bylo rezervováno, má Poskytovatel právo účast osob nad rámec rezervace odmítnout nebo upravit cenu služby podle aktuálního ceníku.
4. Storno podmínky
4.1. Standardní jednodenní zájezdy (skupinové nebo soukromé)
Bezplatné zrušení rezervace je možné nejpozději 24 hodin před začátkem služby. V takovém případě má Klient nárok na vrácení celé dosud uhrazené částky, případně uhrazené zálohy, v plné výši.
Pokud je rezervace zrušena méně než 24 hodin před začátkem služby nebo v případě nedostavení se na místo srazu, je cena služby nevratná.
4.2. Více po sobě jdoucích privátních zájezdů
Pokud si Klient rezervuje dva nebo více samostatných soukromých jednodenních zájezdů v po sobě jdoucích dnech, Poskytovatel si vyhrazuje právo uplatnit specifické storno podmínky. Tyto budou sděleny před potvrzením rezervace.
Poznámka: Každý zájezd je považován za samostatnou jednodenní službu. Poskytovatel nenabízí vícedenní zájezdy.
4.3. Nepříznivé provozní podmínky
Túry se konají i za ztížených, ale zvládnutelných podmínek (např. déšť, vítr, nízká či vysoká teplota). Zrušení rezervace z důvodu počasí není důvodem k vrácení platby, pokud služby nezruší Poskytovatel.
4.4. Výjimečné žádosti o vrácení peněz
V mimořádných a závažných situacích, jako je např. úraz, náhlé onemocnění nebo jiná nepředvídatelná událost, kdy Klient nezruší rezervaci včas, je povinen kontaktovat Poskytovatele bez zbytečného odkladu, nejpozději však v den konání služby. Zároveň je povinen předložit věrohodné podklady nejpozději do 3 kalendářních dnů po termínu zájezdu. O případném (částečném) vrácení platby rozhoduje Poskytovatel dle vlastního uvážení. Nepodložené žádosti nebudou brány v potaz.
4.5. Doba zpracování refundace
Refundace bude zpracována neprodleně po zrušení rezervace ze strany Poskytovatele, v případě zrušení ze strany Klienta ve standardní lhůtě dle bodů 4.1 a 4.2, nebo v případě schválení žádosti o mimořádnou refundaci dle bodu 4.4.
Poskytovatel zahájí proces refundace do 3 pracovních dnů, přičemž konečné dokončení transakce závisí na poskytovateli platebních služeb.
V některých případech se refundace může objevit na účtu Klienta až do 14 kalendářních dnů.
5. Změny ze strany Poskytovatele
5.1. Právo na změnu nebo zrušení zájezdu
Poskytovatel si vyhrazuje právo zrušit nebo upravit službu kdykoli, a to z jakéhokoli důvodu, zejména však v případě:
- onemocnění průvodce nebo jiné osobní překážky,
- technických či provozních komplikací (např. porucha vozidla),
- oficiálních výstrah nebo přírodních hrozeb (např. povodně),
- jiných logistických nebo bezpečnostních důvodů.
V takovém případě bude Klient informován co nejdříve a bude mu vrácena celá uhrazená částka. Klient nemá nárok na náhradu dalších výdajů (např. doprava, ubytování apod.).
5.2. Časový harmonogram výletu
Uvedené časy odjezdu, programu a návratu jsou pouze orientační. Délka výletu se může změnit v důsledku dopravní situace, povětrnostních podmínek, technických problémů vozidla nebo jiných nepředvídatelných událostí. Poskytovatel nenese odpovědnost za jakékoli škody vzniklé v důsledku změn časového harmonogramu, včetně, ale nejen, zmeškání navazujících služeb (např. ubytování, lety, návazné dopravní spoje).
5.3. Omezení otevírací doby třetích stran
Některé objekty mohou být sezónně částečně či zcela uzavřené. Tato plánovaná omezení itineráře jsou uvedena v popisu zájezdu. Potvrzením rezervace Klient bere na vědomí a souhlasí s těmito omezeními.
V případě neočekávaných uzavření nebo omezení na poslední chvíli (např. soukromá akce, technická porucha) Poskytovatel: informuje Klienta co nejdříve, a nejpozději 24 hodin před prohlídkou, pokud jsou tyto informace k dispozici, hledá rozumnou alternativu pro dotčenou část programu. Takovéto změny nezakládají automatický nárok na kompenzaci, zejména pokud Klient po obdržení informace od Poskytovatele nevznese námitku před termínem konání služby.
6. Bezpečnost a odpovědnost
6.1. Účast a zdravotní způsobilost
Klient je zodpovědný za posouzení své fyzické a zdravotní způsobilosti před účastí na zájezdu. Účast je na vlastní riziko. Poskytovatel si vyhrazuje právo odmítnout účast na konkrétních aktivitách nebo na celém zájezdu klientovi, jehož fyzický nebo zdravotní stav by mohl ohrozit jeho vlastní bezpečnost nebo bezpečnost ostatních. Takové rozhodnutí nezakládá nárok na vrácení platby.
6.2. Věkové omezení a doprovod nezletilých
Účast na skupinových službách je povolena osobám starším 12 let. Osoby mladší 18 let se mohou zúčastnit pouze v doprovodu dospělé osoby nebo zákonného zástupce. U soukromých služeb lze účast nezletilých dohodnout individuálně.
6.3. Povinnost mít u sebe potřebné doklady
Klient je povinen mít u sebe platné osobní doklady (např. občanský průkaz, cestovní pas, vízum), které mohou být vyžadovány bezpečnostními složkami, zejména při cestování přes hranice nebo v rámci namátkových kontrol. Poskytovatel nenese odpovědnost za následky spojené s absencí těchto dokumentů.
6.4. Pojištění a omezení odpovědnosti
Poskytovatel má sjednáno odpovídající podnikatelské pojištění a pojietění vozidla, avšak nezajišťuje žádné individuální cestovní, zdravotní či úrazové pojištění pro Klienty. Klientům je důrazně doporučeno uzavřít vlastní cestovní a zdravotní pojištění, včetně pojištění storna. Poskytovatel nenese odpovědnost za újmu, škodu nebo zranění, pokud k nim nedojde v důsledku prokazatelné hrubé nedbalosti nebo úmyslného pochybení ze strany Poskytovatele.
6.5. Místní pravidla o pohybu a chování během zájezdu
Klient je povinen dodržovat pokyny průvodce a respektovat bezpečnostní pravidla, místní předpisy a návštěvní řády přírodních lokalit (např. národní parky, přírodní rezervace) i dalších navštívených míst (např. hrady, muzea, restaurace). Klient je povinen:
- zdržovat se na vyznačených stezkách a trasách,
- nevystavovat sebe ani ostatní rizikovým situacím (např. přibližování se k okrajům skal),
- neoddělovat se od skupiny bez výslovného souhlasu průvodce.
Porušení těchto pravidel může být důvodem k vyloučení bez nároku na náhradu.
7. Chování klienta a vyloučení ze služby
7.1. Očekávané chování
Klienti jsou povinni chovat se ohleduplně k ostatním účastníkům, průvodci a okolnímu prostředí. Dále jsou povinni respektovat pokyny průvodce po celou dobu trvání služby.
7.2. Důvody pro odmítnutí nebo vyloučení
Poskytovatel si vyhrazuje právo odmítnout poskytnutí služby nebo vyloučit klienta v průběhu zájezdu v případě, že:
- se chová nevhodně, agresivně nebo obtěžujícím způsobem,
- je pod vlivem alkoholu nebo jiných omamných látek,
- porušuje základní hygienické nebo bezpečnostní zásady,
- se dopustí nezákonného jednání,
- nebo opakovaně nerespektuje pokyny průvodce.
7.3. Důsledky vyloučení
V takových případech může být klient vyloučen ze služby i během jejího průběhu (např. vysazen na vhodném místě u veřejné dopravy). Vyloučení nezakládá nárok na vrácení peněz ani úhradu nákladů spojených s dopravou, ubytováním nebo jinými výdaji klienta.
8. Komunikace a logistika
8.1. Místo vyzvednutí
The Client is responsible for entering a complete and accurate pickup address during the booking process.
The Provider shall not be held liable for issues caused by incorrect or incomplete information.
Any changes to the pickup address must be communicated no later than 24 hours before the tour.
8.2. Kontaktní údaje
Klient je povinen uvést platné telefonní číslo a/nebo e-mail, na kterém bude Poskytovateli dostupný pro účely organizační komunikace v den předcházející zájezdu i v den jeho konání.
8.3. Dostupnost klienta
Klient je povinen být dostupný a aktivně spolupracovat v průběhu 24 hodin před začátkem služby. Pokud nebude na pokusy o kontakt opakovaně reagovat, a z tohoto důvodu nebude možné službu řádně poskytnout, nevzniká nárok na vrácení platby.
8.4. Kapacita skupiny
Minimální počet účastníků pro skupinovou službu je 2 osoby. U privátních služeb není minimální počet stanoven. Maximální počet účastníků je 10 osob, pokud není v popisu služby uvedeno jinak. Vyšší kapacita je možná pouze po předchozí dohodě a za individuálních podmínek.
9. Ochrana osobních údajů
Poskytovatel zpracovává osobní údaje v souladu s platnou legislativou České republiky a nařízením GDPR. Bližší informace o rozsahu, účelu a době uchovávání osobních údajů nalezne Klient v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů, který je dostupný na webových stránkách Poskytovatele.
10. Závěrečná ustanovení
10.1. Účinnost podmínek
Tyto obchodní podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem jejich zveřejnění na webových stránkách Poskytovatele.
10.2. Změny podmínek
Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto podmínky kdykoli jednostranně upravit. Aktuální znění je vždy dostupné na webových stránkách Poskytovatele.
10.3. Rozhodné právo a jazyk
Tyto podmínky se řídí právem České republiky. V případě sporu je rozhodujícím jazykem čeština. V případě rozdílů mezi jazykovými verzemi má přednost české znění.